Державне агентство екологічних інвестицій України
03035, м.Київ, вул. Урицького, 35
повернутись 

Наказ "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію у Держекоінвестагентстві " 14.10.2013

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЕКОЛОГІЧНИХ ІНВЕСТИЦІЙ УКРАЇНИ

НАКАЗ

 

м. Київ

„ 14 ”   10   2013 р.                                                                                                                                           195

 

Про  затвердження Інструкції

про порядок обліку, зберігання

 і використання  документів,

справ, видань та інших матеріальних

 носіїв інформації, які містять службову інформацію

 у Держекоінвестагентстві

 

     Відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації”, Указу Президента України “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації”, постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання  документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію”,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Держекоінвестагентстві, що додається.

2. Керівникам    структурних   підрозділів   Держекоінвестагентства забезпечити  дотримання вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві екологічних інвестицій України.

                3. Відділу документального забезпечення та контролю Департаменту  бухгалтерського обліку, фінансового планування  та забезпечення діяльності (Роїк Н.І.) ознайомити з цим наказом  керівників самостійних структурних підрозділів Держекоінвестагентства.

4.  Відділу  зв’язків з громадськістю та засобами  масової інформації  (Кравченко К.П.) розмістити  Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві екологічних інвестицій України на веб-сайті Держекоінвестагентства.

5.    Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

Голова                                                підпис                                                  Д. Гончаренко

 

 

 

 

 

Додаток до Наказу.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держекоінвестагентства 

«14 »  жовтня  2013  № 195

 

І Н С Т Р У К Ц І Я

про порядок  обліку, зберігання і використання документів

та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову

інформацію в Державному агентстві екологічних інвестицій  України

 

І. Загальні положення.

1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання, використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - документи) в Державному агентстві екологічних інвестицій  України (далі – Держекоінвестагентство).

2. До службової може належати інформація, що міститься в документах, які становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію, якщо вона пов’язана з розробкою напряму діяльності Держекоінвестагентства.

3. Обмеження доступу до інформації здійснюється відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації” при дотриманні сукупності таких вимог:

3.1. виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров'я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

3.2. розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

3.3. шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

4. Документам, які місять відомості, що становлять службову інформацію, присвоюється гриф „Для службового користування”.

5. Проставлення грифу „Для службового користування” здійснюється відповідно до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, виконавцем документа.

6. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, розробляється керівниками структурних підрозділів Держекоінвестагентства. Керівники структурних підрозділів несуть відповідальність за зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

7. Співробітники Держекоінвестагентства, які працюють із службовою інформацією, в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розпис із цією Інструкцією.

8. Наказом Голови Держекоінвестагентства визначається працівник Відділу документального забезпечення та контролю Держекоінвестагентства (далі - уповноважений працівник), відповідальний за роботу з документами, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

Уповноваженому працівнику та іншим працівникам, які готують, підписують, обліковують чи здійснюють інші операції з документами, що містять службову інформацію, забороняється повідомляти будь-кому усно або письмово відомості, що містяться у цих документах, якщо на це не має письмової резолюції Голови Держекоінвестагентства або його заступників.

9. У разі невідповідності інформації, яка міститься у документі, переліку відомостей, що становлять службову інформацію, рішенням керівників структурних підрозділів з документа знімається гриф „Для службового користування”.

 

ІІ. Приймання і реєстрація (облік) документів.

1. Приймання і реєстрація (облік) документів з грифом „Для службового користування” здійснюється у загальному порядку, передбаченому  типовою Інструкцією з діловодства та / Інструкцією з діловодства Держекорінвестагентства.

2. На документи з грифом „Для службового користування” поширюється вимога одноразовості реєстрації.

3. Кореспонденція з грифом „Для службового користування”, що надходить до Держекоінвестагентства, приймається і розкривається уповноваженим працівником у відділі документообігу Держекоінвестагентства. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

4. У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.

5. Документи з грифом „Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику, або пересилаються адресатові.

6. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом „Для службового користування”. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

7. Реєстрація документів, в тому числі видань з грифом „Для службового користування” ведеться разом з іншою несекретною документацією. При цьому у журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка „ДСК”.

8. Проходження документів з грифом „Для службового користування” повинно своєчасно відображатися у журналах реєстрації.

9. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом „Для службового користування” проставляється штамп, у якому зазначаються найменування підприємства, установи, організації (далі – організація), реєстраційний номер документа та дата його надходження.

 

 

 

ІІІ. Розмноження і розсилання документів.

 

1. Відповідальність за випуск документів з грифом „Для службового користування”, що тиражуються, несуть керівники структурних Держекоінвестагентства. Документи з грифом „Для службового користування”, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

2. Друкування документів з грифом „Для службового користування” здійснюється працівником, який  опрацьовує  цей документ. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка „ДСК”.

3. Надруковані і підписані документи з грифом „Для службового користування” передаються для реєстрації уповноваженому працівнику.

4. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість надрукованих примірників, номера адресатів, прізвище виконавця та друкарки, дату друкування документу, номер телефону виконавця.

Надруковані і підписані документи з грифом „Для службового користування” передаються для реєстрації уповноваженому працівнику, який здійснює їх облік.

5. Пересилання документів з грифом „Для службового користування” до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими, цінними поштовими відправленнями або кур’єрською поштою, нарочно.

6. Документи, справи і видання з грифом „Для службового користування”, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

 

7. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки „ДСК”.

На конвертах (упаковках) документів з грифом „Для службового користування” не зазначаються прізвища і посади керівників структурних підрозділів Держекоінвестагентства і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

 

8. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом „Для службового користування” та передавання їм таких матеріалів допускається за письмовими дозволом Голови Держекоінвестагентства. Такі документи попередньо розглядаються керівниками структурних підрозділів, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа „Для службового користування”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

 

9. Якщо в документах з грифом „Для службового користування” містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом „Для службового

 

користування” у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

 

ІV. Формування виконаних документів у справи.

1. Документи з грифом „Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ для несекретного діловодства.

2. В Держекоінвестагентстві, у діяльності якого створюється незначна кількість документів з грифом „Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком „Документи з грифом „Для службового користування”.

3. Справи з документами з грифом „Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.

 

V. Використання документів із грифом „Для службового

користування”. Зняття грифа.

1. До роботи з документами, які місять гриф „Для службового користування” допускаються працівники, які відповідно до службових повноважень мають безпосереднє відношення до вирішення питань, про які йдеться у цих документах.

2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом „Для службового користування” для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, веб- сайті,  експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

3. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом „Для службового користування” з дозволу Голови Держекоінвестагентства, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

4. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом „Для службового користування” здійснюється працівниками, які відповідно до службових повноважень мають безпосереднє відношення до вирішення питань про які йдеться в документах, проводиться з дозволу керівника  чи заступника керівника структурного підрозділу Держекоінвестагентства.

6. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом „Для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів Держекоінвестагентства до її архівного підрозділу ( у разі наявності  в структурі органу), у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менше як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

7. Рішення про зняття з документів грифа „Для службового користування”  затверджується Головою або заступником Голови.

Рішення  оформляється актом, що складається за довільною формою та за поданням керівника структурного підрозділу Держекоінвестагентства. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, або документів, з яких знімається гриф „Для службового користування”.

Один примірник акта разом із справами передається до  Відділу документального забезпечення та контролю Держекоінвестагентства. Про зняття грифа обмеження доступу до документа повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ.

8. На обкладинках справ гриф „Для службового користування” погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Відповідні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

 

VI. Відбір документів для зберігання і знищення.

1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом „Для службового користування”, розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 червня 2007 року № 1004 „Про проведення експертизи цінності документів”.

2. Справи із Держекоінвестагентства до державної архівної установи передаються в упорядкованому стані.

3. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Державною архівною службою України (далі – Держкомархів).

4. Справи з грифом „Для службового користування” постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

5. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом „Для службового користування” перед здачею на переробку, як макулатура, повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

6. Після знищення документів з грифом „Для службового користування” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка „Знищено. Акт № ____       від (дата)”.

VII. Забезпечення схоронності документів.

Перевірка їх наявності.

1. Документи з грифом „Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються.

2. Справи з грифом „Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у Відділ документального забезпечення та контролю   Держекоінвестагентства того ж дня.

3. Окремі справи з грифом „Для службового користування” з дозволу керівника структурного підрозділу Держекоінвестагентства можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

4. Передача документів з грифом „Для службового користування” від їх виконавців іншим працівникам здійснюється тільки через відмітку у журналі передачі таких документів, який ведеться уповноваженим працівником структурних підрозділів Держекоінвестагентства.

5. Забороняється виносити документи з грифом „Для службового користування” за межі службових приміщень Держекоінвестагентства.

У разі потреби, керівник структурного підрозділу може дозволити виконавцю винести за межі службового приміщення Держекоінвестагентства документи з грифом „Для службового користування” для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

6. У разі зміни уповноваженого працівника, який є відповідальний за облік і зберігання документів (справ) з грифом „Для службового користування”, складається у довільній формі акт прийому-передачі цих документів (справ) іншому уповноваженому працівнику.

7. Перевірка наявності документів з грифом „Для службового користування” здійснюється щорічно експертною комісією. Комісія утворюється наказом Голови Держекоінвестагентства. До складу цієї комісії включаються працівники структурних підрозділів Держекоінвестагентства.

Результати перевірки наявності документів оформляються актом, відповідно до Інструкції з діловодства.

8. Про факти втрати документів з грифом „Для службового користування” або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома Голови Держекоінвестагентства  або заступників голови із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та про вжиті заходи.

9. Для розслідування факту втрати документів з грифом „Для службового користування” або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом Голови Держекоінвестагентства призначається комісія. Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії.

10. За порушення, що призвели до розголошення інформації „Для службового користування”, втрати або незаконного знищення документів з грифом „Для службового користування”, а також інших вимог цієї Інструкції, винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

 

                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

версія для друку
повернутись