Офіційний веб-сайт
Державне агентство
екологічних інвестицій України
Головна » Державні закупівлі » Документація конкурсних торгів

Конкурсна документація 01.11.2012

 

Державне агентство екологічних інвестицій України

 

 

"ЗАТВЕРДЖЕНО"

Рішенням комісії з конкурсного відбору

протокол засідання 11 від 01.11.2012

 

ГОЛОВА КОМІСІЇ З КОНКУРСНОГО ВІДБОРУ

 

__________________ В.Ю. Пожарський                  

                                                                   

 

 

КОНКУРСНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

 

 

 

Об`єкт закупівлі: Впровадження електронного документообігу Держекоінвестагентства (створення комплексної системи)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

м. Київ – 2012

 


Зміст

конкурсної документації

1.             Загальні положення

1.1   Терміни, які вживаються в конкурсній документації

1.2   Інформація про замовника конкурсного відбору

1.3   Інформація про об’єкт закупівлі

1.4   Недискримінація учасників

1.5   Інформація про валюту (валюти), у якій (яких) повинна бути розрахована і зазначена ціна пропозиції конкурсного відбору

1.6   Інформація про мову (мови), якою (якими) повинні бути складені пропозиції конкурсного відбору

 

2.             Порядок внесення змін та надання роз'яснень до конкурсної документації

 

3.             Підготовка пропозицій конкурсного відбору

3.1   Оформлення пропозиції конкурсного відбору

3.2   Зміст пропозиції конкурсного відбору учасника

3.3   Забезпечення конкурсної пропозиції. Забезпечення виконання договору про закупівлю

3.4   Строк дії пропозиції конкурсного відбору.

3.5   Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики об’єкта закупівлі

3.6   Внесення змін або відкликання пропозиції конкурсного відбору учасником

 

4.             Подання та розкриття пропозицій конкурсного відбору

4.1   Спосіб, місце та кінцевий строк подання пропозицій конкурсного відбору

4.2   Місце, дата та час розкриття пропозицій конкурсного відбору

 

5.     Рзгляд, оцінка пропозицій конкурсного відбору та визначення переможця конкурсного відбору

5.1   Перелік критеріїв та методика оцінки пропозиції конкурсного відбору із зазначенням питомої ваги критерію

5.2   Виправлення арифметичних помилок

5.3   Відхилення пропозицій конкурсного відбору

5.4   Відміна замовником конкурсу.

 

6.             Укладання договору про закупівлю

 

Додатки

Додаток 1    ПРОПОЗИЦІЯ КОНКУРСНОГО ВІДБОРУ НА УЧАСТЬ У КОНКУРСІ НА ЗАКУПІВЛЮ

Додаток 2 ІНФОРМАЦІЯ ПРО НЕОБХІДНІ ТЕХНІЧНІ, ЯКІСНІ ТА КІЛЬКІСНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ОБ`ЄКТА ЗАКУПІВЛІ

 


1.             Загальні положення

1.1   Терміни, які вживаються в конкурсній документації

Конкурсна документація розроблена на виконання вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 16.07.2012 № 672 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу із закупівлі товарів, робіт і послуг у рамках реалізації проектів цільових екологічних (зелених) інвестицій та заходів, пов’язаних з реалізацією таких проектів і виконання зобов’язань сторін Кіотського протоколу до Рамкової конвенції ООН про зміну клімату за кошти, отримані від продажу частин встановленої кількості викидів парникових газів, та внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України»  (далі – Порядок).

Терміни, які використовуються в цій конкурсній документації, вживаються в значеннях, визначених Порядком.

1.2   Інформація про замовника конкурсного відбору

Повне найменування - Державне агентство екологічних інвестицій України.

Місцезнаходження - м. Київ, вул. Урицького, 35, 03035.

Посадова особа замовника, уповноважена здійснювати зв'язок з учасниками конкурсу:

Павліченко Юлія Володимирівна, головний спеціаліст відділу фінансового планування, 03035, м. Київ, вул. Урицького, 35, телефон (044) 594-91-01, julia0880@ukr.net

Роїк Неллі Іванівна – заступник директора Департаменту – начальник відділу документального забезпечення та контролю, м. Київ, вул. Урицького, 35, тел. 594-91-07.

1.3   Інформація про об’єкт закупівлі

Найменування об’єкта закупівлі - Впровадження електронного документообігу Держекоінвестагентства (створення комплексної системи).

Строк надання послуг – 2012 р.

1.4   Недискримінація учасників

Вітчизняні та іноземні учасники беруть участь у конкурсному відборі на рівних умовах.

1.5   Інформація про валюту (валюти), у якій (яких) повинна бути розрахована і зазначена ціна пропозиції конкурсного відбору

Валютою пропозиції конкурсного відбору є гривня. 

1.6   Інформація про мову (мови), якою (якими) повинні бути складені пропозиції конкурсного відбору

Під час проведення конкурсу усі документи, що готуються замовником, викладаються українською мовою.

 

2.     Порядок внесення змін та надання роз'яснень до конкурсноі документації

За роз’ясненнями щодо оформлення документів для участі в конкурсі учасник має право не пізніше ніж за три календарні дні до дати розкриття пропозицій конкурсного відбору звернутися до замовника, який зобов’язаний подати їх протягом трьох календарних днів у письмовій формі.

Інформація про будь-яку зміну умов конкурсного відбору доводиться до відома всіх учасників не менш як за п’ять календарних днів до дати проведення конкурсу шляхом опублікування зазначеної інформації на веб-порталі замовника. У такому разі замовник зобов’язаний продовжити строк подання та розкриття пропозицій конкурсного відбору не менш як на п’ять календарних днів.

 

 

 

3.             Підготовка пропозицій конкурсного відбору

3.1   Оформлення пропозиції конкурсного відбору

Пропозиція конкурсного відбору подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою з позначенням кількості сторінок цифрами і словами.

Учасник процедури закупівлі має право подати лише одну пропозицію конкурсного відбору. 

Пропозиція конкурсного відбору запечатується у одному конверті, який у місцях склеювання повинен містити відбитки печатки учасника процедури закупівлі*.

На конверті повинно бути зазначено:

- повне найменування і місцезнаходження замовника;

- назва предмета закупівлі відповідно до оголошення про проведення конкурсу;

- повне найменування (прізвище, ім'я, по батькові) учасника конкурсу, його місцезнаходження (місце проживання), ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, номери контактних телефонів;

- маркування: "Не відкривати до 12 листопада 2012 року до 1100" (зазначаються дата та час розкриття пропозицій конкурсного відбору").

Документи пропозиції конкурсного відбору мають бути подані в послідовності, визначеній пунктом 3.2 цієї документації, та реєстр наданих документів.

* Ця вимога не стосується учасників, які здійснюють діяльність без печатки згідно з чинним законодавством, за винятком оригіналів чи нотаріально завірених документів, виданих учаснику іншими організаціями (підприємствами, установами).

3.2   Зміст пропозиції конкурсного відбору учасника

Для участі в конкурсі учасник подає пропозицію конкурсного відбору, яка, зокрема, містить:

1)     копії установчих документів, а також фінансової звітності за попередній рік (баланс, звіт про фінансові результати), засвідчені керівником та скріплені печаткою (для юридичних осіб);

2)     копію довідки про взяття на облік платника податків;

3)     довідку про наявність обладнання та матеріально-технічної бази (документальне підтвердження наявності обладнання);

4)     довідку про виконання аналогічних договорів (копії договорів);

5)     довідки банків, у яких відкрито рахунки учасника, про відсутність заборгованості за кредитами;

6)     проект договору про закупівлю, який повинен містити істотні умови;

7)     договір про забезпечення конкурсної пропозиції;

8) оригінал платіжного доручення з відміткою банку, що підтверджує сплату забезпечення конкурсної пропозиції, запечатується в одному конверті, не прошивається, а вкладаються в конверт окремо.

3.3    Забезпечення конкурсної пропозиції. Забезпечення виконання договору прозакупівлю.

Забезпечення конкурсної пропозиції – надання учасником замовнику гарантій щодо забезпечення виконання ним зобов’язань у зв’язку з поданням пропозиції конкурсного відбору шляхом укладення договору про забезпечення конкурсної пропозиції у виді застави грошових коштів у розмірі 25 000,0 грн.

Умови надання забезпечення конкурсної пропозиції. Учасник письмово звертається до замовника для укладення договору про забезпечення конкурсної пропозиції, в якому визанчені умови надання забезпечення конкурсної пропозиції, але не пізніше ніж за 3 робочих дні до дня розкриття пропозицій конкурсного відбору. Разом з пропозицією конкурсного відбору учасник надає оригінал платіжного доручення з відміткою банку, що підтверджує сплату забезпечення конкурсної пропозиції.

Усі витрати, пов’язані з забезпеченням конкурсної пропозиції, здійснюються за рахунок коштів Учасника.

 

Забезпечення виконання договору про закупівлюнадання учасником гарантій виконання своїх зобов’язань за договором про закупівлю шляхом укладення договору про забезпечення виконання зобов’язань за договором у виді застави грошових коштів у розмірі 25 000,0 грн.

Умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю. У разі визначення учасника переможцем конкурсу, пропозицію конкурсного відбору якого було акцептовано, замовник одночасно з договором про закупівлю укладає з переможцем договір про забезпечення виконання зобов’язань за договором про закупівлю.

Умови повернення чи неповернення забезпечення пропозиції конкурсного відбору визначаються у договорі про забезпечення конкурсної пропозиції та забезпечення виконання договору про закупівлю у договорі  про виконання зобов’язань за договором.

3.4   Строк дії пропозиції конкурсного відбору

Пропозиції конкурсного відбору вважаються дійсними протягом 90 днів з дати розкриття пропозицій конкурсного відбору.

До закінчення цього строку замовник має право вимагати від учасників продовження строку дії пропозицій конкурсного відбору.

3.5   Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики об’єкта  закупівлі

Учасники конкурсу повинні надати в складі пропозиції конкурсного відбору документи, які підтверджують відповідність пропозиції конкурсно відбору учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до об’єкту закупівлі відповідно до  Додатку 2.

3.6   Внесення змін або відкликання пропозиції конкурсного відбору учасником

Учасник має право внести зміни або відкликати свою пропозицію конкурсного відбору до закінчення строку її подання без втрати свого забезпечення конкурсної пропозиції. Такі зміни чи заява про відкликання пропозиції конкурсного відбору враховуються у разі, коли вони отримані замовником до закінчення строку подання пропозицій конкурсного відбору.

4.             Подання та розкриття пропозицій конкурсного відбору

4.1   Спосіб, місце та кінцевий строк подання пропозицій конкурсного відбору

Спосіб подання пропозицій конкурсного відбору.  Особисто або поштою

У разі подання пропозиції конкурсного відбору особисто, учасник повинен не пізніше ніж за 1 (один) робочий день надати заявку на отримання перепустки до приміщення Міністерства, де розташоване приміщення Держекоінвестагентства. У заявці має бути зазначено ПІБ особи, що буде подавати пропозицію та назва учасника. Заявку направляти факсом на номер (044) 594-91-15.

Місце подання пропозицій конкурсного відбору. 03035, м. Київ,  вул. Урицького, 35, к.  630

Кінцевий строк подання пропозицій конкурсного відбору (дата, час).  12.11.2012 об 1000 годині

Пропозиції конкурсного відбору, які надійшли до замовника після закінчення строку їх подання, не розглядаються та повертаються учаснику.

4.2   Місце, дата та час розкриття пропозицій конкурсного відбору

Місце розкриття пропозицій конкурсного відбору. 03035, м.Київ, вул. Урицького, 35, к.630

Дата та час розкриття пропозицій конкурсного відбору. 12.11.2012 об 1100 годині

До участі у процедурі розкриття пропозицій конкурсного відбору допускаються всі учасники або їх уповноважені представники. Відсутність учасника або його уповноваженого представника під час процедури розкриття пропозицій конкурсного відбору не є підставою для відмови в розкритті, розгляді або відхиленні його пропозиції конкурсного відбору.

Для участі у процедурі  розкриття учасник повинен не пізніше ніж за 1 (один) робочий день надати заявку на отримання перепустки до приміщення Міністерства, де розташоване приміщення Держекоінвестагентства. У заявці має бути зазначено ПІБ особи, що буде присутня на процедурі розкриття пропозицій конкурсного відбору та назва підприємства, установи, організації. Заявку направляти факсом на номер (044)594-91-15.                                                                                                                                                      

Повноваження представника учасника підтверджується одним, або декількома із зазначених нижче документів: випискою з протоколу засновників, наказом про призначення, довіреністю, дорученням або іншим документом, що підтверджує повноваження посадової особи учасника на участь у процедурі розкриття пропозицій конкурсного відбору та паспортом.

Під час розкриття пропозицій конкурсного відбору перевіряється наявність чи відсутність усіх необхідних документів, передбачених пунктом 9 Порядку, а також оголошуються найменування та місцезнаходження кожного учасника, ціна кожної пропозиції конкурсного відбору. Зазначена інформація вноситься до протоколу розкриття пропозицій конкурсного відбору.

Протокол розкриття пропозицій конкурсного відбору складається комісією з конкурсного відбору у день розкриття пропозицій конкурсного відбору та повинен містити відомості про найменування учасника, його місцезнаходження, ціну пропозиції конкурсного відбору, об’єкт закупівлі, інформацію про наявність необхідних документів, передбачених пунктом 3.2 конкурсної документації. Протокол розкриття пропозицій конкурсного відбору підписується членами комісії з конкурсного відбору та учасниками, які беруть участь у процедурі розкриття пропозицій конкурсного відбору. Завірена підписом голови комісії з конкурсного відбору та скріплена печаткою замовника копія протоколу розкриття пропозицій конкурсного відбору надається будь-якому учаснику на його запит протягом одного робочого дня з дня отримання такого запиту. Протокол розкриття пропозицій конкурсного відбору оприлюднюється на веб-порталі замовника.

 

5.             Розгляд, оцінка пропозицій конкурсного відбору та визначення переможця конкурсного відбору

5.1   Перелік критеріїв та методика оцінки пропозиції конкурсного відбору із зазначенням питомої ваги критерію

Комісія з конкурсного відбору визначає переможця конкурсу з числа учасників, пропозиції конкурсного відбору яких не було відхилено, на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених у конкурсній документації.

Замовник та учасники не можуть ініціювати будь-які переговори з питань внесення змін до змісту або ціни поданої пропозиції конкурсного відбору.

Замовник визначає переможця конкурсу з числа учасників, пропозиції конкурсного відбору яких не було відхилено, на основі критеріїв і методики оцінки.

Оцінка пропозиції конкурсного відбору здійснюється на основі наступного критерію:

ціна пропозиції конкурсного відбору

Оцінка проводиться згідно з наступною методикою.

Кількість балів кожної пропозиції конкурсного відбору визначається сумарно. Максимально можлива кількість балів дорівнює 100 балам.

Максимальна кількість балів по критерію:

Найменування критеріїв

Бали

Ціна

100

Всього

100

 

Переможцем обирається учасник, пропозиція конкурсного відбору якого набрала найбільшу сумарну кількість балів.

Кількість балів за критерієм "Ціна" визначається наступним чином. Пропозиція конкурсного відбору, значення критерію "Ціна" у якої є найвигіднішим (найменшим), присвоюється максимально можлива кількість балів. Кількість балів для решти пропозицій конкурсного відбору визначається за формулою:

Б обчисл  = Цmin/Цобчисл*100, де

Б обчислобчислювана кількість балів;

Цmin  - найнижча ціна;

Цобчислціна пропозиції конкурсного відбору, кількість балів для якої обчислюється;

100 – максимально можлива кількість балів за критерієм  "Ціна".

Переможцем визначається учасник, Пропозиція конкурсного відбору якого набрала найбільшу кількість балів.

5.2   Виправлення арифметичних помилок

Замовник має право на виправлення арифметичних помилок, допущених в результаті арифметичних дій, виявлених у поданій пропозиції конкурсного відбору під час проведення її оцінки, у порядку, визначеному конкурсною документацією, за умови отримання письмової згоди на це учасника, який подав пропозицію конкурсного відбору. 

Помилки виправляються Замовником  у такій послідовності:

а) при розходженні між сумами, вказаними літерами та в цифрах, сума літерами є визначальною;

б) при розходженні між ціною одиниці та підсумковою ціною, одержаною шляхом множення ціни за одиницю на кількість, ціна за одиницю є визначальною, а підсумкова ціна виправляється.  Якщо, на погляд Замовника, в ціні за одиницю є явне зміщення десяткового розподілювача, в такому випадку призначена підсумкова ціна є визначальною, а ціна за одиницю виправляється.

5.3   Відхилення пропозицій конкурсного відбору

Комісія з конкурсного відбору відхиляє пропозицію конкурсного відбору учасника у разі: невідповідності її умовам конкурсної документації.

5.4   Відміна замовником конкурсу.

 Замовник відміняє конкурс у разі: відсутності подальшої потреби у закупівлі; відхилення всіх пропозицій конкурсного відбору.

6.             Укладання договору про закупівлю

У день визначення переможця замовник акцептує пропозицію конкурсного відбору, що визнана найбільш вигідною за результатами оцінки.

Замовник протягом одного робочого дня з дня прийняття рішення про визначення переможця повинен надіслати переможцю конкурсу повідомлення про акцепт пропозиції конкурсного відбору, а всім учасникам – письмове повідомлення про результати конкурсу та опублікувати повідомлення про акцепт пропозиції конкурсного відбору, оголошення про результати конкурсу на веб-порталі.

Договір про закупівлю укладається в письмовій формі відповідно до положень Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України.

З переможцем, пропозицію конкурсного відбору якого було акцептовано, замовник укладає договір про закупівлю з урахуванням вимог конкурсної документації та умов акцептованої пропозиції конкурсного відбору не раніше ніж через п’ять робочих днів з дня акцепту пропозиції конкурсного відбору. Одночасно з договором про закупівлю замовник укладає з переможцем, пропозицію конкурсного відбору якого було акцептовано, договір про забезпечення виконання зобов’язань за договором про закупівлю (якщо вимагається).

Замовник протягом трьох робочих днів з дня підписання договору оприлюднює на веб-порталі оголошення про результати проведення конкурсного відбору, яке повинно містити інформацію про найменування замовника, його ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ, найменування об’єкта конкурсного відбору, найменування переможця конкурсу, його ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ, дату укладення договору, суму, визначену в договорі.

 


ДОДАТОК 1

                                                                                               до конкурсної документації

 

 

ПРОПОЗИЦІЯ КОНКУРСНОГО ВІДБОРУ НА УЧАСТЬ У КОНКУРСІ НА ЗАКУПІВЛЮ ___________________________________________________________________________________

                                                                     (зазначити об’єкт закупівлі)

 

Уважно вивчивши конкурсну документацію, цим подаємо на участь у конкурсі свою пропозицію конкурсного відбору:

1.Повне найменування Учасника: ___________________________________________________________________________

2.Адреса Учасника(юридична та фактична):

3. Код ЄДРПОУ_______________________________________________________________

4. Банківські реквізити__________________________________________________________

5. Телефон/факс Учасника: ______________________________________________________

6. Керівник (прізвище, ім’я по батькові)Учасника:

_____________________________________________________________________________                                                                            7. Уповноважений представник Учасника на підписання документів за результатами конкурсу (посада, прізвище, ім’я, по батькові): _____________________________________________

_____________________________________________________________________________

8. Загальна вартість пропозиції конкурсного відбору (цифрою та прописом)______________

_____________________________________________________________________________ в тому числі ПДВ (цифрою та прописом) ________________________________________________

 

До акцепту нашої пропозиції, Ваша конкурсна документація разом з нашою пропозицією (за умови її відповідності всім вимогам) мають силу протоколу намірів між нами.

        Ми згодні дотримуватися умов цієї пропозиції протягом 90 днів з дня розкриття пропозицій конкурсного відбору. Наша пропозиція конкурсного відбору буде обов’язковою для нас і може бути акцептована Вами у будь-який час до закінчення терміну.

        Якщо наша пропозиція конкурсного відбору буде акцептована, ми зобов’язуємося підписати із Замовником Договір про закупівлю одночасно з договором про забезпечення виконання  зобов`язань за договором про закупівлю з урахуванням вимог конкурсної документації та умов акцептованої пропозиції конкурсного відбору не раніше ніж через п’ять робочих днів з дня акцепту пропозиції конкурсного відбору відповідно до вимог документації конкурсного відбору та акцептованої пропозиції.

 

_________________________________________________________________________

(підпис уповноваженої особи учасника)                                                                                        М.П

 

 

 

*Заповнення усіх пунктів даного додатку є обов’язковим.

 

 


ДОДАТОК 2

                                                                                               до конкурсної документації

 

ІНФОРМАЦІЯ ПРО НЕОБХІДНІ ТЕХНІЧНІ, ЯКІСНІ ТА КІЛЬКІСНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ОБ`ЄКТА ЗАКУПІВЛІ

 

Вимоги до програмного забезпечення для впровадження системи електронного документообігу

1.   Функціональні вимоги до системи електронного документообігу (далі – СЕДО).

Програмне забезпечення СЕДО повинне надавати можливість повноцінної роботи користувачів на автоматизованих робочих місцях користувачів.

Система повинна вирішувати такий комплекс функціональних задач:

         реєстрації та діловодства (1.1);

         опрацювання звернень громадян (1.2);

         доставки документів структурним підрозділам (1.3);

         колективного опрацювання документів (1.4);

         контролю виконання доручень керівництва (1.5);

         відправка вихідної кореспонденції (1.6);

         обробка структурованих документів (1.7);

         електронний архів документів (1.8);

         розподілений архів (1.9);

         управління контентом (вмістом) в ієрархічних каталогах (1.10);

         управління процесами (1.11);

         підготовку звітів та статистики (1.12);

         обмін документами з зовнішніми СЕДО (1.13);

         захист інформації (1.14);

         електронний цифровий підпис (1.15);

         публічна інформація (1.16).

СЕДО повинна забезпечувати реалізацію кожного із наведеного нижче комплексу функціональних задач.

1.1.      Завдання комплексу «Реєстрація та діловодство»:

         реєстрацію документів (окремо за видами з можливістю додаткового введення необхідних картотек відповідно до потреб всіх структурних підрозділів організації): вхідна кореспонденція; вихідна кореспонденція; запитів на публічну інформацію; звернень громадян; договорів (угод); розпорядчих документів, наказів з основної діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, наказів про відрядження, протоколів нарад тощо;

         створення та ведення картотек визначених видів документів;

         підтримку паперового документообігу;

         маркування паперових документів літерно-цифровою інформацією та інформацією придатною для автоматизованої обробки (штрих-кодування);

         нанесення маркувальної інформації у відповідності до виду документу;

         друкування документів, реєстрів надсилання, нагадувань про виконання, звітів та інших форм, передбачених документообігом;

         створення додаткових реквізитів опису документа;

         автоматична генерація реєстраційних номерів документів в межах кожного виду та року окремо;

         можливість додаткового введення необхідних видів документів з відповідними картками згідно потреб структурних підрозділів;

         автоматизована обробка документів створених в Системі за елементами його структури з прив'язкою введених даних до відповідних полів електронної картки документа (автоматична реєстрація структурованих документів, створених на базі підсистеми підготовки проектів документів за шаблонами);

         сканування документів у бібліотечному форматі djvu;

         автоматичне розпізнавання та збереження сканованого тексту, перевірка орфографії;

         збереження розпізнаного тексту для контекстно-залежного пошуку;

         приєднання електронного образу документа до його електронної реєстраційно-контрольної картки;

         автоматичне надсилання документа контрольному підрозділу, виконавцям та службовцям, яким документ надсилається до відома.

         автоматизоване формування реєстру документів, що вкладено до пакету;

         друкування реєстрів відправлень, підготовка та друкування звітів та інших форм, передбачених документообігом;

         експорт реєстрів до файлів формату MS Excel, CSV, RTF, HTML, текст;

         пошук документів за реквізитами відповідно до наданих прав доступу;

         повнотекстовий пошук документів відповідно до наданих прав доступу;

         створення та збереження шаблонів пошуку;

         опрацювання документів засобами Microsoft Office (забезпечення  можливості автоматичного переходу при відкритті документу у відповідне програмне забезпечення);

         прикріплення до реєстраційної картки документа файлів вкладень у форматах: XML, XLS, DOC, PDF, TXT, JPG і інших;

         застосування техніки сканування та програмного забезпечення з розпізнавання текстів (типу ABBYY Fine Reader) в СЕДО з метою трансформації паперових документів в електронні та введення їх в базу даних СЕДО замовника;

         збереження електронних версій проектів документів та документів в базі даних, з забезпеченням контекстно-залежного пошуку;

         друкування форм, передбачених документообігом;

         введення простих та складних (резолюція керівника що накладається на один документ, але має декілька завдань з різними строками та виконавцями) резолюцій;

         підтримка введення текстів типових резолюцій, кожна з них зі своїми виконавцями і контролерами;

         побудова дерева резолюцій будь-якої складності;

         підготовка проектів резолюцій керівника;

         внесення до облікових електронних карток інформації про дату та час передачі паперового примірника документа до підрозділу-виконавця (з розбивкою: оригінал документа (надсилається головному виконавцю), примірники 1, 2, 3 тощо (відповідно першому, другому, третьому і т.д. виконавцям);

         одночасне представлення документа та проекту резолюції на екрані монітора з наданням засобів керівнику для її затвердження, або відхилення;

         автоматичне приєднання до реєстраційно-контрольної картки документа, затвердженої резолюції керівника та надсилання виконавцям до виконання;

         автоматичне надсилання документів до виконавців у відповідності до накладених резолюцій;

         інформування виконавців про зміну резолюцій;

         пошук документів за певними критеріями (діапазон дат реєстрації, діапазон дат виконання, інші) чи реквізитами що можуть: дорівнювати точним значенням чи належати до заданого інтервалу значень; починатися з заданої строки або включати її;

         пошук документів за будь-якими реквізитами резолюцій;

         можливість опрацювання (перегляду) окремих документів відповідно до резолюції (для інших працівників документ недоступний);

         розмежування прав доступу до функцій редагування чи перегляду реквізитів документу відповідно до ролевого розподілу;

         забезпечення аудиту подій комплексу «Реєстрація та діловодство».

1.2.      Завдання комплексу «Опрацювання звернень громадян»:

         реєстрацію звернень громадян (реєстраційний індекс та дату надходження звернення; прізвище, ім’я та по батькові громадянина; адресу громадянина; найменування органу державної влади, інших органів, установ, організацій, засобу масової інформації, прізвище та ініціали уповноваженої особи, що звертаються в інтересах заявника, вихідний номер та дата листа, яким надіслано звернення; короткий зміст звернення; класифікатор звернень громадян);

         підтримку паперового документообігу звернень громадян;

         маркування паперових документів літерно-цифровою інформацією та інформацією придатною для автоматизованої обробки (штрих-кодування);

         нанесення маркувальної інформації у відповідності до вимог нормативних документів та типу документу;

         підготовку проектів резолюцій керівництва по зверненнях громадян;

         внесення до електронних реєстраційно-контрольних карток резолюцій керівництва по зверненнях громадян;

         автоматичне приєднання до електронної реєстраційно-контрольної картки документа, затвердженої резолюції керівника та надсилання виконавцям до виконання;

         внесення до електронної реєстраційно-контрольних карток даних про доведення звернення до виконавців та переміщення звернення у митному органі (інформації про дату та час передачі звернення до підрозділу-виконавця з розбивкою: оригінал звернення надсилається головному виконавцю, примірники відповідно першому, другому, третьому і т.д. виконавцям);

         друкування електронних реєстраційно-контрольних карток;

         контроль виконання доручень керівництва по зверненнях громадян (автоматичне нагадування про наближення термінів виконання звернень; внесення пропозицій щодо виконання звернень; внесення даних про закриття звернення, тобто фіксацію факту виконання звернення та списання до справи; ведення історії контролю, постановка та зняття документу з контролю, підтримка форми контролю на дату);

         підготовка звітів з питань звернень громадян (аналітичний опис звернень за обраними типами; автоматична генерація зареєстрованих звернень громадян в межах кожного року окремо);

         сканування документів у бібліотечному форматі djvu;

         розпізнавання сканованого тексту та перевірка орфографії;

         збереження розпізнаного тексту для контекстно-залежного пошуку;

         приєднання електронного образу документа до його електронної реєстраційно-контрольної картки;

         пошук звернень за реквізитами відповідно до наданих прав доступу;

         повнотекстовий пошук документів відповідно до наданих прав доступу;

         опрацювання документів засобами Microsoft Office (забезпечення  можливості автоматичного переходу при відкритті документу у відповідне програмне забезпечення);

         прикріплення до електронної реєстраційно-контрольної картки документа вкладень у форматах: XML, XLS, DOC, PDF, TXT, JPG і інших;

         збереження електронних версій проектів документів, документів в базі даних, з забезпеченням контекстно-залежного пошуку;

         друкування форм, передбачених документообігом;

         пошук документів за певними критеріями (діапазон дат реєстрації, діапазон дат виконання, інші) чи реквізитами що можуть: дорівнювати точним значенням чи належати до заданого інтервалу значень; починатися з заданої строки або включати її, відбір за ними може провадитися як з урахуванням регістру так і без урахування;

         пошук звернень за будь-якими реквізитами резолюцій.

1.3.      Завдання комплексу «Доставка документів структурним підрозділам»:

         доставка документів структурним підрозділам та безпосереднім виконавцям;

         ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у підрозділи;

         обліку руху паперових оригіналів документів;

         електронне оповіщення користувачів про надходження документів та резолюцій, у тому числі засобами електронної пошти, та отримання підтвердження про отримання і перегляд повідомлень;

         автоматичне формування реєстрів передач оригіналів документів (та при необхідності паперових копії) у підрозділи та друкування цього реєстру;

         створювати для документів розрахунки надсилань (передач).

1.4.      Завдання комплексу «Колективного опрацювання документів»:

         колективну роботу виконавців з документами;

         колективне обговорення документів на «форумі»;

         електронне погодження, візування та затвердження проектів документів з використанням електронного цифрового підпису;

         розробку проектів документів на базі створених шаблонів документів;

         опрацювання документів засобами  Microsoft Office (забезпечення  можливості автоматичного переходу при відкритті документу у відповідне програмне забезпечення);

         ведення версій проектів документів та побудова на їх базі нових версій;

         штрих-кодова ідентифікація кожної сторінки проекту документа інформацією, придатної для автоматизованої обробки з метою пошуку електронного примірника, ідентифікації автора, формування остаточної версії проекту;

         збереження проектів документів у базі даних;

         формування дерева версій проекту документів довільної складності (опціонально);

         впорядковане зберігання всіх версій проектів документів з вбудованими засобами їх контекстного пошуку;

         автоматичну перевірку орфографії;

         створення комплекту документів, об'єднаних єдиними реквізитами (наприклад, комплект реєстраційних документів, зв'язаних реквізитами клієнта);

         можливість завдання строгої (за сценарієм) або довільної (вибором виконавців і визначенням завдань за погодженням) маршрутизації документа.

1.5.      Завдання комплексу «Контроль виконання доручень керівництва»:

         контроль за виконанням Законів України, Указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України;

         контроль за виконанням доручень керівництва;

         введення простих та складних резолюцій;

         підтримку введення текстів типових резолюцій;

         побудову дерева резолюцій будь-якої складності;

         автоматичне доведення документів до виконавців у відповідності до накладених резолюцій;

         здійснення поточного контролю за дотриманням строків виконання, визначених у документах та резолюціях керівництва замовника до них;

         ведення зв'язаної історії обробки документу та його контролю;

         внесення даних про виконання документа;

         внесення пропозицій щодо виконання документа;

         закриття документів (фіксація факту виконання документа та списання до справи) як окремого документа, так і групи документів у листування за одним питанням;

         зняття з контролю та передання до справи як окремого документа, так і групи документів за одним питанням з фіксацією всіх необхідних атрибутів;

         постановка на контроль та зняття з контролю документу в цілому та окремо по пунктах;

         автоматичне або автоматизоване визначення контрольних термінів (термінів визначених за умовчуванням для різних типів документів: документів, строки виконання яких не встановлено законодавчими актами та в яких не зазначено конкретних строків чи термінів виконання, депутатських звернень, звернень комітетів Верховної ради України, запитів правоохоронних органів тощо);

         підтримка централізованої та децентралізованої системи контролю;

         ведення історії контролю виконання документа (пункту);

         автоматичне нагадування про наближення термінів виконання;

         формування звітів контролю;

         визначення стану контролю документа або окремого пункту;

         блокування закриття виконання документа (пункту) без погодження з контролером;

         інформування керівника про хід і підсумки виконання документів;

         підтримка різних форм контролю (на дату; періодичний контроль; постійний контроль);

         здійснення поточного контролю за дотриманням строків виконання, визначених як в простих резолюціях керівника так и окремих пунктах складних резолюцій;

         делегування прав згідно внутрішніх кадрових наказів (наприклад на період відпустки).

1.6.      Завдання комплексу «Відправка вихідної кореспонденції»:

         автоматизоване формування реєстру документів, що вкладено до конверту;

         автоматичне формування реєстрів відправлень з розрахунком ваги конверта і вартості відправки;

         відправка разом з інформацією про вихідний документ його сканованого образу та інших електронних файлів (додатків) засобами електронної пошти;

         сканування документів у бібліотечному форматі djvu;

         приєднання при реєстрації документа електронного сканованого файлу документа до реєстраційної контрольної картки;

         можливість включати конверт (пакет) до реєстру відправлення;

         друкування адресу на конверті (безпосередньо на конверті та за допомогою наклейок);

         зберігання переліків адресатів для типових розсилок;

         реєстрація квитанцій про доставку;

         забезпечення аудиту подій комплексу «Відправка вихідної кореспонденції».

1.7.      Завдання комплексу «Обробка структурованих документів»:

         формування структурованого документа (наказ, доручення та ін.) засобами підсистеми підготовки проектів документів за шаблоном;

         застосування у шаблоні структурованого документа стилів  для зазначення пунктів, виконавців, контролерів, термінів виконання, та використання довідників Системи для введення прізвищ виконавців та контролерів. Застосування стилів повинно дозволяти автоматично заповнювати поля РКК структурованого документа в момент його реєстрації;

         автоматичне доведення документа контролерам, виконавцям та службовцям, яким документ надсилається

1.8.      Завдання комплексу «Електронний архів»:

         впорядковане архівне зберігання документів з вбудованими засобами їх контекстного пошуку;

         формування і ведення номенклатури справ за структурним, функціональним або змішаним принципом;

         ведення номенклатури справ;

         формування опису справ для передачі їх в архівний підрозділ організації, впорядкування і оформлення справ, формування і вивід на друк документів «Титульний аркуш справи», «Опис справи»;

         формування і вивід на друк акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню;

         топографування сховища документів шляхом зазначення (ідентифікатору) місця зберігання (будівля, поверх, кабінет, шафа, поличка – для матеріальних носіїв);

         формування і вивід на друк акту прийому-передачі справ на державне зберігання в архівну організацію.

         архівне зберігання проектів документів, реєстраційно-контрольних карток документів, електронних образів документів, електронних файлів документів;

         пошук документів за реквізитами;

         повнотекстовий пошук документів.

1.9.      Завдання комплексу «Розподілений архів»:

         автоматизоване фізичне переміщення документів за певний період на архівний сервер;

         автоматизоване фізичне переміщення виконаних документів (документи які не використовуються в оперативній роботі) і даних, пов'язаних з ними, з робочого сервера на один або декілька зовнішніх архівних серверів;

         децентралізоване зберігання інформації про документи на декількох серверах (розділення оперативного і архівного сховищ документів);

         пошук інформації по документах на декількох серверах. Для користувача при пошуку документів і даних система повинна інтерпретувати оперативне і архівні сховища як єдине ціле.

1.10.    Завдання комплексу «Управління контентом (вмістом) в ієрархічних каталогах»:

         створити ієрархічне дерево каталогів, з необмеженим рівнем вкладеності;

         визначити перелік параметрів, якими описуватиметься вміст, що зберігається в кожному конкретному каталозі. При описі полів певного каталогу має бути можливість робити посилання на вміст, що зберігається в інших каталогах;

         можливість створювати каталоги «довідники»;

         можливість автоматичного переміщення картки документа по папкам каталогу, якщо це передбачено процесом;

         можливість ручного переміщення Користувачем картки документа по папкам каталогу;

         можливість створення унікальних параметрів у картках;

         можливість обмеження кількості символів, що будуть введені при заповнені картки;

         можливість задати видимість полям (або приховати їх у разі необхідності);

         можливість задання для кожної картки документу вибору маршруту опрацювання з переліку;

         можливість контролю переміщення карток документів та своєчасного відпрацювання завдань по процесу;

         розмежувати доступ користувачів на рівні каталогів;

         розмежувати доступ користувачів на рівні полів картки;

         підсистема має бути інтегрована з почтовим програмним забезпеченням, що повинне забезпечувати автоматизоване переміщення в каталог повідомлень електронної пошти і Інтернет сторінок. При цьому, поміщена в сховище інформація має бути доступною для застосування контекстно-залежного пошуку;

         здійснювати пошук вмісту по введених параметрах і контекстно-залежний пошук;

         пов'язати вміст з сценаріями для його обробки.

1.11.    Завдання комплексу «Управління процесами»:

         графічне формування шаблону бізнес-процесу (сценарію) обробки документів у вигляді зв'язаної послідовності виконуваних завдань;

         визначення атрибутів процесу, показників, що визначають стан процесу і критеріїв переходу до виконання підлеглих завдань;

         паралельного виконання процесів;

         запуск процесу з прив'язкою до конкретного документа або проекту документа;

         контроль ходу виконання процесу;

         сповіщення виконавців про завдання, що поступили, на обробку документа;

         можливість редагування процесу під час виконання;

         призупинення або відміна виконання процесу.

1.12.    Завдання комплексу «Підготовка звітів та статистики»:

         підготовку заздалегідь налагоджених (показники визначені в СЕДО, а саме кількість документів, зареєстрованих за період по: аналітичних типах; видах документів; підрозділах в розрізі аналітичних типів; типах кореспондентів у порівнянні з минулим періодом; кореспондентах у порівнянні з минулим періодом; підрозділах у порівнянні з минулим періодом та ін.) і динамічних звітів (за показниками, які задає користувач);

         представлення статистичних даних обробки документів, за показниками, які задає користувач;

         підсистема підготовки звітів (ППО) має бути безпосередньо інтегрована в СЕДО;

         дозволяти змінювати  параметри запиту або сам запит, без зміни коду самої Системи;

         підтримувати спадкоємність версій, тобто звіт створений в поточній версії Системи, повинен підтримуватися подальшими версіями Системи;

         підтримувати можливість додавання коду для обробки результатів запиту, для надання кінцевого звіту в зручному для користувача вигляді;

         підтримувати декілька мов програмування логіки обробки результатів запиту (Pascal, VB Script, Javascript);

         підтримувати можливість створення і зміни звітних форм прямо з СЕДО.

         пошук документів за будь-якими реквізитами та повнотекстовий пошук;

         виконання операцій групування за відповідними реквізитами;

         відображення статистики у графічному вигляді (опціонально) з можливістю друку.

         статистику за аналітичними типами (групами кореспондентів, типів документів,  питанням  і т.п.)

1.13.    Завдання комплексу «Обмін документами з зовнішніми СЕДО»:

         обмін документами з зовнішніми СЕДО з використанням стандартних засобів електронної пошти. Формат повідомлення повинен відповідати технічним специфікаціям, рекомендованим для органів державної влади України (Наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 №1207 «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення»);

         відправка разом з даними про вихідний документ його сканованої копії та інших електронних файлів (додатків);

         автоматизоване приймання, обробка кореспонденції, що надходить в єдиному форматі з автоматичним заповненням полів реєстраційно-контрольних карток документів за даними, що надійшли;

         автоматичний обмін квитанціями з зовнішньою СЕДО про: доставку повідомлення; реєстраційні номера у системі, що прийняла (згідно наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 № 1207; визначених виконавців; виконання доручення (опціонально для підлеглих підрозділів).

1.14.    Підсистема захисту інформації повинна забезпечувати:

Підсистема захисту інформації повинна відповідати вимогам нормативних документів системи технічного захисту інформації в Україні (Закон України «Про захист в інформаційно-телекомунікаційних системах»)  та забезпечувати:

         ідентифікацію та автентифікацію користувачів на підставі успадкування результатів ідентифікації і автентифікації користувачів засобами ОС Windows, що дозволяє розпізнати конкретного легального користувача СЕДО та надалі реагувати на запити цього користувача у відповідності з його повноваженнями;

         контроль цілісності та самотестування КЗЗ та самої СЕДО при старті СЕДО з метою недопущення обробки даних що захищаються у випадку порушення їх працездатності;

         розмежування обов’язків користувачів та виділення декількох ролей адміністраторів, які можуть виконувати різні функції по адмініструванню (реєстрації захищених ресурсів, реєстрацію облікових записів користувачів, призначення прав доступу, обробку протоколів аудиту та ін.);

         розмежування доступу користувачів до картотек документів та довідників, що дозволяє організувати одночасну сумісну роботу декількох користувачів СЕДО, які мають різні службові обов’язки і права доступу до даних що захищаються;

         гарантоване видалення залишкової інформації шляхом затирання змісту табличного простору системи керування базами даних та області пам’яті, які вміщували дані, що захищаються;

         безперервну реєстрацію критичних для безпеки подій (входу користувачів в СЕДО; спроб несанкціонованого доступу, фактів завантаження СЕДО та виходу з СЕДО та ін.) у спеціальних протоколах аудиту, що дозволяє адміністраторам контролювати доступ до об’єктів що захищаються, слідкувати за тим, як використовується система захисту, а також правильно її конфігурувати.

1.15.    Підсистема електронного цифрового підпису повинна мати вбудовані сертифіковані засоби криптографічного захисту інформації що забезпечують з використанням механізмів криптографічного захисту (електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП), шифрування, виробітки імітовставок та хеш-функцій):

         захист цілісності та конфіденційності інформації;

         виконання процедур аутентифікації користувачів, відправників повідомлень, авторів документів, підписантів документів;

         виробітку та перевірку ЕЦП згідно ГОСТ 34.310-95;

         шифрування/розшифрування даних за алгоритмом, встановленим ДСТУ 4145-2002;

         взаємодію з акредитованими центрами сертифікації ключів на базі визначених чинними нормативними документами України процедурами.

1.16.    Завдання комплексу «Публічна інформація»

СЕДО повинна мати у своєму складі Модуль з обробки публічної інформації, з можливістю публікації інформації на веб-ресурсі.

Забезпечити інтеграцію з веб-сайтом Держмитслужби для висвітлення інформації згідно Закону «Про доступ до публічної інформації», за наступними реквізитами:

         назва документа;

         дата створення документа;

         дата надходження документа;

         джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);

         передбачену законом підставу віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;

         строк обмеження доступу до інформації, у разі якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом;

         галузь;

         ключові слова;

         тип, носій (текстовий документ, плівки, відеозаписи, аудіозаписи тощо);

         вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи)

2.   Врахування вимог чинного законодавства до СЕДО

Побудова СЕДО повинна відповідати вимогам чинних нормативно-правових документів, а саме:

         Закону України «Про електронний документ та електронний документообіг»;

         Закону України «Про електронний цифровий підпис»;

         Закону України «Про звернення громадян»;

         Закону України «Про доступ до публічної інформації».

         Типової інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242;

         Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348.

         Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453;

         Наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 № 1207 «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення».

3.   Вимоги до складу і параметрів інформаційно-технічних засобів

Впровадження виконується виходячи з умов, що функціонування СЕДО здійснюється в існуючій інформаційно-обчислювальній мережі замовника.

Централізоване управління оновленнями робочих місць користувачів в розподіленому середовищі з робочого місця адміністратора.

Можливість підтримка кластера на рівні системи та СУБД.

СУБД Oracle або еквівалент.

Спеціалізований контактний сканер штрих-коду для ідентифікації документа Motorola/ Symbol LS 2208 або еквівалент.

Спеціалізований принтер для нанесення штрих-коду матричний Epson LQ-630 або еквівалент.

Спеціалізований сканер документний Avision AV176+ або еквівалент.

4.   Вимоги до системного та програмного забезпечення

Програмне забезпечення – це сукупність програм, що забезпечує функціонування задач системи документообігу, керування її роботою та створення прикладних програмних засобів.

Система електронного документообігу повинна працювати в наступному програмному середовищі:

         операційна система клієнтських робочих станцій – Windows XP i вище;

         серверна операційна система Windows 2003 і вище / Linux;

         СУБД Oracle або еквівалент;

         існуюче клієнтське програмне забезпечення на базі Microsoft Office 2003 i вище;

         транспортна система СЕДО повинна діяти з використанням стандартних почтових протоколів;

Система електронного документообігу повинна забезпечувати можливість кластерізації з розподіленням навантаження на вузли та забезпеченням високого рівня доступності.

5.   Вимоги до документації

Документація на розроблений програмний комплекс повинна включати:

         керівництво користувача по встановленню та адмініструванню СЕДО;

         керівництва адміністраторів СЕДО;

         керівництва по роботі користувачів.

Документи подаються на електронних носіях.

 

6.   Вимоги до надання послуг з навчання обслуговуючого персоналу та користувачів

В процесі впровадження СЕДО повинні надаватися консультаційні послуги з навчання обслуговуючого персоналу, а саме:

         навчання адміністраторів СЕДО правилам обслуговування програмного забезпечення;

         навчання адміністраторів з безпеки СЕДО правилам налаштування прав доступу та ролей, забезпеченню інформаційної безпеки даних;

         навчання технологів роботі з СЕДО та її інструментальними засобами (конструктор маршрутів, конструктор модулів тощо).

В процесі впровадження СЕДО повинні надаватися консультаційні послуги з навчання користувачів системи, а саме:

         навчання ключових користувачів (таких, що зможуть навчати інших спеціалістів замовника) повному циклу роботи з СЕДО;

         навчання користувачів скороченому циклу роботи з СЕДО (в межах функціональних можливостей системи, необхідних для виконання користувачами своїх службових обов’язків).

В процесі створення та впровадження СЕДО мають бути підготовлені та передані замовнику необхідні навчальні матеріали (презентації, інструкції тощо).

7.   Вимоги до гарантійного обслуговування програмного забезпечення

Виконавець має передбачити в тендерній пропозиції надання послуг сервісного обслуговування і технічної підтримки програмного забезпечення системи до 30 грудня 2012 року, які включають:

         консультування обслуговуючого персоналу, відповідального за обслуговування та функціонування програмного забезпечення СЕДО;

         виправлення у погоджений з замовником строк і за власний рахунок ймовірних помилок у програмному забезпеченні;

         інформування про випуск нових версій та оновлень (upgrade) базового програмного забезпечення, запропонованого Виконавцем для створення СЕДО та про особливості цих версій та оновлень.

 

               

 

Павліченко Юлія

версія для друку